Секретарь. Колледж Министерства иностранных дел России

Сегодня секретарь компании – не просто ее лицо, которое должно быть привлекательным, располагающим, вызывающим симпатию. Уважающий себя руководитель хочет видеть рядом квалифицированного специалиста, способного стать реальным помощником во всех делах, что называется, правой рукой.

Секретарь — это помощник и правая рука руководителя. В то время, как руководитель занимается решением глобальных производственных вопросов, секретарь обеспечивает административную и управленческую деятельность.

Он занимается составлением и оформлением документов, приказов, договоров и других деловых бумаг, организационными вопросами, обеспечивает рабочую обстановку своему начальнику.

История профессии восходит со времён писарей и летописцев. Писари писали под диктовку царские указы и распоряжения, летописцы ввели повествования славных ратных и мирских дел. Современные секретари, конечно, не решают таких задач.

Их функции сегодня — ведение делопроизводства, работа с посетителями, приём телефонных звонков, планирование рабочего времени руководителя, создание для него комфортной обстановки, организация совещаний, приёмов и другие функции, необходимые для жизнедеятельности офиса.

Профессия секретарь имеет несколько специализаций, в зависимости от основных профессиональных занятий: секретарь-референт, делопроизводитель, офис-секретарь, секретарь — переводчик.

Секретарь — это лицо компании, незаменимый помощник руководителя, человек, владеющий различной информацией, от успешной работы которого зависит нормальное функционирование всего офиса. Традиционно, большинство секретарей — женщины, хотя встречаются секретари — мужчины.

Где учиться?

Вузы по специальности	Специальность	Формы обучения	Стоимость за год (рубли)	Проходной балл (2018 г.)

Институт гуманитарного образования		Очная (4 года) Заочная (5 лет)	бесплатно (10 мест) 108 000 32 700

Факультет документальных коммуникаций и туризма	Документоведение и архивоведение	Очная (4 года) Заочная (5 лет)	бесплатно (8 мест) 119 900 46 000

Уральский гуманитарный институт	Документоведение и архивоведение	Очная (4 года) Заочная (5 лет)	бесплатно (15 мест) 138 700 70 000

Колледжи и техникумы по специальности	Специальность	Прием на базе 9 классов		Прием на базе 11 классов		Стоимость за год (рубли)

Секретарь - человек, являющийся помощником руководителя, отвечающий за обеспечение функционирования офиса. Он может заниматься делопроизводством, что зависит от места работы. Профессия подходит для активных девушек и парней, не имеющих интересов к определенным школьным предметам. Профессия подходит тем, у кого нет интересов к школьным предметам (см. выбор профессии по интересу к школьным предметам).

Краткое описание

Секретари являются обычными офисными сотрудниками, которые умеют выполнять широкий круг работ. Профессия имеет определенную специфику, ведь нередко от секретаря требуется не только знание основ делопроизводства, но и навыки организатора, умение пришивать пуговицы и даже заваривать вкусный кофе. Секретарь - это настоящее сердце любого офиса, ведь именно он обеспечивает бесперебойную работу, следит за порядком, иногда руководит нижестоящим персоналом, предупреждает конфликтные ситуации и формирует правильный деловой микроклимат.

Особенности профессии

Секретари стали чем-то привычным для современного бизнеса и системы предоставления государственных услуг. Условно их разделяют на 2 группы, учитывая круг должностных обязанностей.

Первая группа - секретарь в приемной . Он подчиняется непосредственно руководителю структурного подразделения или компании, должен иметь презентабельный внешний вид и правильную речь. В круг обязанностей входит встреча гостей и клиентов, ведение личного графика руководителя, прием звонков, выполнение мелких поручений. Преимуществом будет знание той сферы, в которой секретарь работает, а для трудоустройства в медицинские центры и клиники необходимо среднее или высшее профильное образование.

Также существую секретари-референты , на которых возлагается больший круг обязанностей:

контроль правильности использования оргтехники, обеспечение ее своевременного ремонта (привлечение мастеров);
обеспечение руководителя и сотрудников, работающих в отделе, канцелярскими принадлежностями, продуктами питания, напитками, чистой водой, салфетками;
ведение табельного учета (на крупных предприятиях);
планирование командировок: бронирование билетов, трансфер, передвижение по стране и иные;
подготовка деловых переговоров, конференций, выставок и иных мероприятий (в сотрудничестве с другими специалистами);
прием, хранение, передача в архив, поиск и подготовка документации.

Сегодня все чаще требуются гибридные специалисты, которые умеют выполнять все вышеперечисленные работы. Однако обычный секретарь может не иметь профильного образования, а вот референту оно чаще всего необходимо.

Плюсы и минусы профессии

Плюсы

Можно трудоустроиться без среднего профессионального или высшего образования.
Обязанности не слишком сложные, нередко обучение проходит непосредственно во время работы.
Перспективы карьерного роста, ведь работодатели берегут и ценят профессиональных секретарей: повышают оклад, обучают.
Возможны командировки по России или за границу, во время которых секретари нередко сопровождают своих начальников и коллег.
Есть перспективы карьерного роста, но они доступны лишь для самых талантливых и целеустремленных секретарей.
Конкуренция на рынке труда высокая, но вакантных мест для секретарей достаточно.
Опытный секретарь - на вес золота, поэтому через 3-5 лет работы можно получить вакансию в престижной компании.

Минусы

Нередко секретарей винят во всех неудачах, поэтому деятельность сопряжена с эмоциональным перенапряжением и стрессовыми ситуациями.
Секретари более востребованы в мегаполисах, чем на периферии.
Заработная плата невысокая, но в это же время секретарь должен отличаться презентабельным внешним видом - от одежды до прически, что требует определенных финансовых вложений.

Важные личные качества

Секретарь постоянно общается с людьми, имеющими разный социальный статус, поэтому он должен быть коммуникатором. На первый план выходят такие черты характера, как вежливость, исполнительность, объективность, умение планировать время, ответственность. Также секретарь обязан уметь хранить корпоративные тайны, быть честным и морально устойчивым человеком. Немаловажную роль в построении успешной карьеры играет аккуратность, педантичность и уступчивость.

Обучение на Секретаря

Для работы секретарем не нужно высшее образование, ведь достаточно окончить профильные курсы или ссуз. В последнем случае стоит рассматривать следующие направления подготовки: «Секретарь», «Делопроизводитель», «Документационное обеспечение управления и архивоведение». При поступлении нужно успешной пройти собеседование и конкурс аттестатов, срок обучения составляет 10-34 месяцев, подавать документы можно после 9 и 11 классов, программы предусматривают бюджетные места. Если работа секретаря вам понравится, то необходимо направить силы на укрепление и расширение профессиональных навыков: новое программное обеспечение, иностранные языки, получение водительских прав и иные знания, которые могут пригодиться в этой сфере. Секретарем могут трудиться люди, имеющие высшее образование, связанное с архивоведением, лингвистикой, филологией, медициной, юриспруденцией и иными науками.

Московский центр образования "ПРЕСТИЖ" проводит . Психология общения, деловой этикет, базовая компьютерная подготовка (40 часов), слепой метод печати, английский язык (100 часов), трудовое законодательство. Диплом с присвоением квалификации «секретарь, помощник руководителя». Помесячная оплата.

На этом курсе можно получить профессию секретаря-референта за 3 месяца и 10 000 руб.:
— Одна из самых доступных цен в России;
— Диплом о профессиональной переподготовке установленного образца;
— Обучение в полностью дистанционном формате;
— Сертификат соответствия профстандарту стоимостью 10 000 руб. в подарок!
— Крупнейшее образовательное учреждение дополнительного проф. образования в России.

Лучшие ссузы для секретарей

Технологический колледж № 34.
Экономический колледж Санкт-Петербурга.
Столичный колледж индустрии сервиса и гостеприимства.
Краснодарский торгово-экономический колледж.
Колледж «Звездный».

Место работы

Секретари с опытом и без опыта работы всегда требуется в компаниях разного уровня. Текучка кадров в этом сегменте высокая, поэтому секретарь сможет найти вакансию в сфере промышленности, строительства и архитектуры, а также в салонах красоты, гостиницах и иных отраслях бизнеса.

Заработная плата

Секретари претендуют на неплохую заработную плату, однако в первые месяцы работы оклад может быть минимальным, ведь руководителю необходимо присмотреться к сотруднику и оценить его деловые качества. Секретарь, обладающий высокой обучаемостью и минимальными профессиональными навыками, сможет получать оклад, размер которого превышает 40000-50000 руб.

Зарплата на 20.11.2019

Россия 24000—50000 ₽

Москва 24000—70000 ₽

Однако на формирование гонорара оказывают влияние дополнительные знания, например, владение английским языком, ведь в этом случае сотрудник может взять на себя обязанности переводчика во время зарубежных поездок, а также общения или деловой переписки с иностранными партнерами. Наличие водительских прав, умение работать со сложными компьютерными программами и иные навыки оказывают положительное влияние на рост зарплаты.

Карьерный рост

Секретарь, готовый обучаться, долго не будет работать на одном месте. Он может стать офис-менеджером, ассистентом отдела или занять другую должность, соответствующую его знаниями и деловым качествам.

Профессиональные знания

Базовое понимание принципов делопроизводства.
Microsoft Office, мессенджеры.
Правила ведения деловой переписки.
Корпоративная этика.
Работа с оргтехникой.
Тайм-менеджмент.